Webanwendungen für die Freigabe von Dokumenten

Es gibt hilfreiche Webanwendungen, die die Freigabe von Dokumenten innerhalb eines Unternehmens oder für Außenstehende (z. B. Kunden, Lieferanten) einfach ermöglichen und so z. B. die Nutzung eines Intranets à la Microsoft Sharepoint oder die aufwändige Einrichtung eines FTP-Servers für die Übersendung großer Dateien obsolet machen.

Anwendungseigenschaften umfassen u. a. Möglichkeiten für die Dateiansicht (z. B. PDF-Ansichtsmöglichkeiten, Microsoft Excel-Datei- oder Word-Dokument-Ansichtsmöglichkeiten) und natürlich unterschiedliche Einstellungen für die Dateifreigabe, z. B. nur für Teammitglieder im Unternehmen oder via Email-Link-Freigabe an jeden eingeladenen Nutzer außerhalb des Unternehmens. Auch werden zunehmend Webanwendungen von Dritt-Anbietern via Softwareschnittstelle integriert, so dass man z. B. ein Textdokument gleich mit Google Docs oder einem anderen Online-Textverarbeitungsprogramm bearbeiten kann, ohne sich extra bei dem externen Dienst anzumelden.

Im folgenden werden zwei Webanwendungen für Dokumenten-Freigabe (Box.net und Zoho Docs) kurz in Steckbrief-Format vorgestellt:

• Box.net - 1 GB kostenlos; Kostenpflichtige Version ab 10 Dollar monatlich (10 GB); Mobile App; Datei- und Ordnerfreigabe; Dateiunterstützung für Microsoft Word, Excel, Power Point; PDF-Viewer; Benutzermanagement; Arbeitsplatzumgebung; Diskussionen & Kommentare; Tag-Vergabe; Umfangreiche Suchfunktion; Synchronisation mit Desktop-Computer; Integration von Webanwendungen anderer Anbieter (Google Docs, Zoho)
• Zoho Docs - 1 GB kostenlos; Kostenpflichtige Version ab 3 Dollar monatlich (3 GB); Integration von Zoho-Office Programmen; Integration von Zoho Mail; Zip-Datei-Entpacker; Ordner- und Dateifreigabe; Nutzer-Management; Umfangreiche Suchfunktion

Acht Ratschläge für die Einführung von Cloud Computing und SaaS

Bereits im Februar veröffentlichte James A. Martin auf Techworld.com einen interessanten Artikel über den Einsatz von Cloud Computing und SaaS in kleinen und mittleren Unternehmen. Er gibt in seinen Ausführungen acht gute Ratschläge, wie man langsam aber sicher sein Geschäft "in die Wolke" führt. Hier sind sie noch einmal auf deutsch:

1. Fangen Sie klein an - Da Cloud Computing für die meisten Menschen eine völlig neue Art ist, Arbeit zu erledigen, sollte man mit kleinen Schritten beginnen, um so Vertrautheit im Umgang mit der neuen Technologie zu schaffen. Der Unternehmer Trevor Doerksen (MoboVivo) schlägt vor, zunächst zwei oder mehr Mitarbeiter an einem einfachen Google Docs Dokument arbeiten zu lassen. Nachdem die Teammitglieder sich mit den Prinzipien des Cloud Computings vertraut gemacht haben, kann man dann neue Cloud-Dienste einführen
2. Denken Sie an zukünftigen Wachstum - Achten Sie bei der Auswahl des Anbieters darauf, dass seine Anwendungen mit Ihrem Unternehmen mitwachsen können
3. Leichter Export muss möglich sein - Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Daten leicht in bekannten Formaten (MS Excel, MS Word) exportieren können um sie entweder offline zu bearbeiten oder um einen problemlosen Umzug zu einem anderen Anbieter durchzuführen
4. Lesen Sie die Vertragsbedingungen aufmerksam - Um sich bei einem Anbieter anzumelden müssen sie zweifellos vielen Vertragsbedingungen zustimmen. Diese sollten Sie aufmerksam lesen um zu wissen, für was Sie genau bezahlen und auf Dinge wie Datenschutz- bzw. Datensicherheitsmaßnahmen oder auch Gebühren für eine vorzeitige Beendigung des Vertragsverhältnis achten
5. Werden Sie kreativ - Suchen Sie zunächst nach kostengünstigeren Anwendungen bevor Sie auf teure Varianten setzen. Trevor Doerksens Belegschaft nutzte z. B. als erstes CRM-System ein einfaches Google Docs Tabellenblatt
6. Testen & Bewerten - Testen Sie vor dem ersten Einsatz mehr als eine Anwendung und bewerten Sie diese Anhand von verschiedenen Kriterien, z. B. ob die Benutzeroberfläche gut gestaltet und der Umgang mit der Software leicht zu verstehen ist
7. Bevorzugen Sie offene Systeme - Geben Sie Anwendungen, die eine einfache Anbindung und Integration anderer Anwendungen bzw. Services zulassen, eine offene Softwareschnittstelle (API) aufweisen oder prinzipiell Open-Source sind, Vorrang. Sie werden so wesentlich mehr Möglichkeiten für Ihre Anwendungen erhalten und können sogar eigene Anwendungen, speziell auf Sie zugeschnitten, erstellen
8. Fürchten Sie sich nicht - Sicherlich macht es Sinn, so wesentliche Veränderungen im Bereich der IT-Anwendungen vorsichtig anzugehen, jedoch sollte man ihn jetzt durchführen, da der Wandel weltweit längst begonnen hat